Voorbeeldadvies

Wat moet u zich voorstellen bij een advies uitgebracht door OMA? Hieronder behandelen wij een aantal (geanonimiseerde) casussen, gebaseerd op praktijksituaties. Lees ze rustig door. Heeft u nog vragen of is iets niet duidelijk over het voorbeeldadvies? Neem contact met ons op; wij helpen u graag.

CASE: ONGESCHIKT MOMENT VOOR EEN AANBESTEDING

Situatie

Middenin de COVID-19-pandemie staat een Rijksoverheid op het punt om een nieuwe aanbesteding uit te schrijven voor een nieuw boekingssysteem van hotel- en vergaderlocaties. De huidige leverancier van het boekingssysteem kan zich hier niet in vinden. Afgelopen periode heeft het boekingssysteem zich door corona niet terugbetaald. Daarnaast ontstaat pas na corona een goed beeld van hoeveel locaties er nog over zijn, hoe de verliezen worden berekend in de prijs en wat de post-corona vergadercultuur wordt.

Advies OMA

“Hotel- en vergaderlocaties hebben tijd nodig om op te krabbelen van de terugval en de reorganisaties, en hun locaties en personeelsbestand klaar te maken voor het ‘nieuwe normaal’. We willen de Aanbestedende Dienst verzoeken om de heraanbesteding met één jaar uit te stellen. Dit jaar kunt u gebruiken om te onderzoeken hoe de behoefte naar hotel- en vergaderlocaties zich ontwikkelt in de markt én binnen uw eigen organisatie. In de tussentijd voorziet de huidige leverancier u van de dienstverlening die u van hen gewend bent.”

Resultaat

Nadat de huidige leverancier een brief stuurt met bovenstaand advies, krijgt zij een telefonische reactie van de aanbestedende dienst. Zij kan zich vinden in het voorstel en besluit om in overleg met de huidige leverancier het komende jaar te gebruiken om in samenspraak een nieuwe aanbesteding vorm te geven.

CASE: GEEN GELIJKWAARDIGE SAMENWERKING

Situatie

Een grote gemeente vraagt om een partij voor het proces rondom vergunningen verlenen. Ze formuleert daarbij een aantal strenge eisen, zonder dat daar iets goeds tegenover staat. Zo worden strakke doorlooptijden gevraagd en gelden er sancties bij overschrijding. Daarnaast moeten inschrijvers alle facturen 30 dagen voorfinancieren, en is alle directe schade en aanspraken door derden ook voor rekening van de ondernemer. Zo moeten opdrachtnemers klaarstaan om grote pieken op te vangen, maar kan er geen omzetgarantie worden gegeven. Geen enkele inschrijver kan aan zulke zware eisen voldoen zonder een basisopdracht om de spreekwoordelijke schoorsteen rokende te houden. Een potentiële inschrijver heeft tevergeefs zijn zorgen geuit in de Nota van Inlichtingen, en vraagt OMA om hulp.

Advies OMA

“Een grote gemeente stelt onevenredig hoge eisen in werkzekerheid, doorlooptijden en financiële afhandeling door inschrijvers, maar beperkt haar eigen verantwoordelijkheden op deze punten tot een absoluut minimum. We adviseren opdrachtnemer dan ook om niet in te schrijven als de aanbesteding onveranderd blijft. Mogelijk draagt deze brief bij aan de overwegingen van de AD om de aanbesteding aan te passen of opnieuw in de markt te zetten. In dat geval adviseren we opdrachtnemer en AD om in gesprek te komen tot een realistische en marktconforme leidraad, waarin u inschrijvers meeneemt als gelijkwaardige partners in een waardevolle samenwerking.”

Resultaat

Door bovenstaand advies te sturen naar een grote gemeente worden de eerder geuite zorgen serieus genomen. De overheid geeft toe dat dit verder gaat dan het gebruikelijke ondernemersrisico, en besluit om de procedure stop te zetten. Na een marktconsultatie zetten ze een nieuwe aanbesteding rondom vergunningstrajecten in de markt waarin de relatie opdrachtgever-opdrachtnemer gelijkwaardiger is geformuleerd.

CASE: ALLES OP EEN HOOP

Situatie

De Rijksoverheid is via een Europese aanbesteding op zoek naar dienstverleners die adviesdiensten aanbieden. De gevraagde adviesdiensten gaan van eenvoudig (uitvoerend niveau) tot zeer complex (strategisch advies). Ook gaan ze over zeer veel verschillende departementen. Ondanks dat worden deze diensten samengevoegd in slechts twee percelen. Een inschrijver vraagt zich af of dit wel mag.

Advies OMA

“De Ombudsman Aanbesteding adviseert inschrijver om heraanbesteding af te dwingen. De samenvoeging van zulke verschillende adviesdiensten is namelijk niet te rechtvaardigen: van geen enkele aanbieder mag worden verwacht dat zij op ieder gevraagd niveau en departement kwaliteitsadviezen kan leveren. De aanbesteding zal in deze vorm niet leiden tot de hoogste kwaliteit, en is in strijd met de doelstelling om te komen tot een zo hoog mogelijke maatschappelijke waarde.”

Resultaat

De inschrijver dient een officiële klacht in bij het klachtenmeldpunt van de Rijksoverheid. Na overleg met de inschrijver volgt een officieel bericht dat de aanbesteding wordt stilgelegd, en enkele maanden later volgt een herziene aanbesteding in diverse percelen in plaats van slechts twee.